Theo đó, Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành mới được xây dựng theo định hướng: Thiết kế lại Kiến trúc Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành mới theo định hướng kiến tạo nền tảng Chính phủ số tỉnh Thừa Thiên Huế; Thiết kế mới cấu trúc cơ sở dữ liệu, chuẩn hóa dữ liệu nhằm loại bỏ các dư thừa dữ liệu, dư thừa thao tác, lỗi thao tác dữ liệu; tuân thủ kiến trúc mô hình dữ liệu dùng chung; danh mục dùng chung để thuận tiện khai thác, tích hợp với các nền tảng số, nền tảng tích hợp, chia sẻ các cấp; Triển khai giải pháp đồng bộ dữ liệu Always On của SQL Server nhằm tăng tính sẵn sàng cao của hệ thống và khả năng phục hồi dữ liệu sau các sự cố không mong muốn, đảm bảo an toàn, nâng cao hiệu quả trong việc vận hành và quản trị CSDL; Xây dựng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành mới theo mô hình kiến trúc và cấu trúc cơ sở dữ liệu mới, bảo đảm các nghiệp vụ và dữ liệu hiện hành.
Trước hiện trạng Hệ thống với các vấn đề vướng mắc, tồn tại về tốc độ, hiệu năng cũng như các yêu cầu mới về liên thông, liên kết, HueCIT đã thực hiện tham khảo ý kiến chuyên gia trong và ngoài tỉnh về các thiết kế và mô hình của hạ tầng; từ đó xây dựng cấu trúc cơ sở dữ liệu mới; xây dựng kiến trúc hệ thống mới và từng bước xây dựng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành phiên bản mới đáp ứng đầy đủ các quy trình, nghiệp vụ phát sinh trong thực tiễn của các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.
Cụ thể, HueCIT đã thực hiện xây dựng lại hệ thống đáp ứng 5 quy trình xử lý văn bản, ý kiến chỉ đạo, hơn 300 chức năng nghiệp vụ, điều hành công việc, và một khối lượng tương ứng là các dịch vụ để phục vụ cho việc liên thông, kết nối, tích hợp theo Kiến trúc và cấu trúc cơ sở dữ liệu (CSDL) mới; Tiến hành thay đổi mã định danh các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương theo Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg ban hành ngày 22 tháng 7 năm 2020; Thay đổi cách thức kết nối, liên thông và tích hợp các phần mềm như: Khiếu nại và tố cáo, Hồ sơ điện tử, Lưu trữ hiện hành, Đăng ký lịch công tác và phát hành giấy mời, Cổng dịch vụ công trực tuyến, v.v…; Triển khai giải pháp phân mảnh dữ liệu nhằm giảm tải cho hệ thống đối với thiết kế CSDL tập trung; Triển khai các giải pháp đồng bộ dữ liệu Always On…
Xem chi tiết các điểm mới của Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành phiên bản mới
Sau thời gian xây dựng, hiệu chỉnh và hoàn thiện hệ thống, từ tháng 5/2023, Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành mới đã được triển khai thử nghiệm tại 11 đơn vị trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.
Việc xây dựng phiên bản mới Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành mới đáp ứng toàn bộ nghiệp vụ tại phiên bản đang vận hành hiện nay; bổ sung cải tiến nâng cấp các phân hệ chức năng; thay đổi thiết kế kiến trúc CSDL để cải tiến tốc độ và hiệu năng của hệ thống; bổ sung xử lý các yêu cầu thực hiện vai trò kiêm nhiệm của cán bộ; thay đổi thiết kế kiến trúc hệ thống để triển khai được đồng thời cho mô hình tổ chức bao gồm cơ quan đảng và cơ quan chính quyền, các tổ chức đoàn thể (điển hình là mô hình cấp huyện bao gồm văn phòng UBND và văn phòng Hội đồng nhân dân).