Chúng ta dành rất nhiều thời gian làm việc trong phòng họp nhưng việc đó có thực sự phát huy tác dụng hay chỉ lãng phí thời gian và công sức? Kinh nghiệm từ Google có thể hữu ích cho doanh nghiệp của bạn.
Base Resources - Bạn có biết rằng các tổ chức trên khắp Hoa Kỳ lãng phí gần 37 tỷ đô la mỗi năm cho các cuộc họp kém hiệu quả và vô tác dụng? Người quản lý cấp trung thường dành 35% thời gian làm việc hàng ngày để gặp gỡ mọi người và dành trung bình 4 giờ để chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp khác nhau mỗi tuần.
Một nghiên cứu của Atlassian - công ty phần mềm trị giá 5 tỷ USD của Úc đã phát hiện ra một con số thú vị khác: 47% nhân viên coi việc họp là một sự lãng phí thời gian.
Phải nói chính xác rằng, không phải tất cả các cuộc họp đều vô ích. Có một số ít các cuộc họp phù hợp diễn ra với đúng người, tại đúng thời điểm sẽ giúp ích cho việc hợp lý hóa quyết định, kéo mọi người lại gần nhau hơn, và quan trọng nhất là tìm thấy hướng đi đúng đẵn để hoàn thành công việc.
Khi Google bắt đầu hoạt động, nó cũng phải đối mặt với tình trạng tương tự. Nhưng điều may mắn là Google sở hữu một vài bộ óc thông minh nhất trên thế giới. Họ nhanh chóng đưa ra một guideline dành riêng cho các buổi họp để xoá sổ thời gian lãng phí và tạo động lực cho nhân viên làm việc.
Doanh nghiệp của bạn có thể không lớn và đa dạng như Google, nhưng có rất nhiều điều bạn có thể học hỏi từ cách tổ chức các cuộc họp tại đây.
1. Không tổ chức các cuộc họp trừ khi cần thiết
Ngay trước khi dự định tổ chức một cuộc họp, bạn nên nghiêm túc đặt câu hỏi về mục đích của nó. Liệu nó có thực sự đáng giá để nhân viên của bạn gác lại tất cả mọi thứ khác và đi đến phòng hội nghị?
Trong cuốn sách “How Google Works”, Eric Schmidt, cựu CEO và chủ tịch điều hành hiện tại của Alphabet Inc., đã đề cập đến cách ông yêu cầu nhóm của mình xây dựng guideline cuộc họp cho tất cả nhân viên của Google.
Một trong những nguyên tắc đầu tiên là chỉ họp khi thấy hoàn toàn cần thiết. Nhân viên được khuyến khích không tổ chức các cuộc họp mà không có mục đích rõ ràng.
Các nghiên cứu cho thấy rằng gần 67% các cuộc họp đều vô dụng hoặc có thể giảm tải. Đây chính là lý do tại sao bạn cần xem xét lại chúng.
Bạn có thể áp dụng điều này cho doanh nghiệp của bạn bằng cách trả lời các câu hỏi sau mỗi lần có một lịch họp:
- Mục đích của cuộc họp là gì?
- Mục đích đó có thể đạt được bằng việc gọi điện thoại hoặc gửi email không?
- Vấn đề có khẩn cấp không?
- Vấn đề có quan trọng không?
- Có còn cách nào khác không?
Đối với nhiều công ty hoạt động kém hiệu quả, dường như giải pháp đầu tiên cho bất kỳ trục trặc nào cũng là một cuộc họp điều hành lớn. Bạn cần phải học hỏi Google và cân nhắc điều này trước đưa ra quyết định đúng đắn cuối cùng.
2. Có agenda rõ ràng cho mọi cuộc họp
Một cuộc họp mà không có agenda và cấu trúc rõ ràng sẽ dễ bị kéo dài trong nhiều giờ. Để nâng cao năng suất làm việc, các cuộc họp của bạn luôn cần một phác thảo rõ ràng về các chủ đề sẽ được thảo luận. Quan trọng hơn, những người tham gia cần nhận được agenda đó ít nhất 24 giờ trước khi cuộc họp bắt đầu để có thể chuẩn bị tốt và đưa ra những đóng góp tích cực.
Marissa Mayer, cựu Giám đốc Điều hành của Google và là Giám đốc Điều hành của Yahoo! là một tấm gương tuyệt vời để bạn noi theo.
Tại Google, Marissa Mayer đã tổ chức gần 70 cuộc họp mỗi tuần và được coi là một trong những người ra quyết định sáng tạo và xuất sắc nhất. Một trong những yêu cầu quan trọng của bà đối với bất kỳ cuộc họp nào là phải có sẵn một agenda tốt. Bất kỳ nhân viên nào muốn gặp Marissa đều phải đưa ra agenda trước. Cách tiếp cận này đã giúp bà và các Giám đốc điều hành khác của Google giảm thiểu đáng kể số lượng các cuộc họp không quan trọng.
3. Chọn người đưa ra quyết định sau cùng cho mỗi cuộc họp
Bạn có thường xuyên tham dự các cuộc họp mà mọi người đều có vai trò ngang nhau, khiến cho cuộc họp kết thúc trong bế tắc và không có bất kỳ cách nào tiến triển?
Thật đáng buồn, tình trạng này diễn ra rất phổ biến.
Đó chính là lý do tại sao Google yêu cầu mọi cuộc họp bắt buộc phải có một người chủ trì rõ ràng để đưa ra quyết định sau cùng. Đó là người sẽ kiểm soát cuộc họp, đặt ra agenda và quyết định thành phần tham dự. Nhờ vậy, ngay cả khi có rất nhiều tranh luận và bất đồng trong một cuộc họp, quyết định sau cùng vẫn được đưa ra để đảm bảo hướng đi tiếp theo cho công việc.
Bạn có thể áp dụng quy tắc này cho các cuộc họp ở mọi cấp độ. Ngay cả với cuộc họp nhóm nhỏ chỉ để brainstorm, hãy chắc chắn rằng bạn có một người làm chủ để cuộc họp diễn ra suôn sẻ.
4. Mỗi người tham gia họp đều cần một lý do
Bạn có bao giờ cảm thấy chán nản hoặc xấu hổ khi không được mời đến một cuộc họp quan trọng hoặc cuộc họp liên phòng ban?
Nếu câu trả lời là có, thì bạn không đơn độc.
Kristen Gill, Phó Chủ tịch hoạt động kinh doanh của Google, tin rằng rất nhiều người được mời tham gia họp chỉ như một huy hiệu danh dự chứ không hề có đóng góp gì cho cuộc họp cả. Để thay đổi lối tư duy này, Kristen đã ban hành quy tắc 10 người tại Google, chủ trương rằng các cuộc họp không có càng ít người tham dự càng tốt, và con số không nên vượt quá 10 người.
Jeff Bezos thì có "nguyên tắc 2 chiếc pizza", tức là số người tham gia 1 cuộc họp không vượt quá số suất ăn của 2 chiếc pizza có thể chia được.
Quả thực, nghiên cứu cho thấy các cuộc họp với ít hơn 10 người thường hiệu quả và thuyết phục hơn.
Cách đơn giản để đạt được điều này là bạn hãy đặt câu hỏi tại sao một người cụ thể được mời tham dự cuộc họp. Người đó có đóng góp trực tiếp gì trong cuộc họp hay không?
Đừng khuyến khích mọi người xuất hiện tại các cuộc họp chỉ để cảm thấy bản thân quan trọng hoặc đóng vai trò khán giả. Mỗi người tham dự đều cần một lý do chính đáng nhất định.
5. Vạch rõ các mục hành động và chỉ định trách nhiệm bằng phương pháp "Buck stops here"
Một trong những lý do chính khiến hầu hết các cuộc họp lãng phí thời gian là vì mọi người tụ tập, thảo luận các ý tưởng khác nhau nhưng không xác định rõ ràng các mục hành động và trách nhiệm của từng người.
Khi bạn không phân công trách nhiệm rõ ràng, mọi người đều tư duy giả định rằng người khác sẽ thực hiện công việc.
Google đã từng gặp phải vấn đề tương tự. Nhưng họ đã chống lại nó bằng phương pháp “Buck stops here” (Trách nhiệm này dừng lại tại đây), hiểu đơn giản là mọi mục hành động được xác định trong một cuộc họp cần phải có thời hạn và một người chịu trách nhiệm trực tiếp. Điều này tương tự như D.R.I. (Directly Responsible Individual - cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp), một cách tiếp cận được sử dụng tại Apple.
Quy tắc này áp dụng cho tất cả các cuộc họp, bao gồm cả các cuộc họp brainstorm và đưa ra ý tưởng. Một khi cuộc họp được tổ chức, nó không thể kết thúc mà không có các mục hành động được gắn với trách nhiệm rõ ràng.
Cách tiếp cận đơn giản này đã giúp Google hoàn thiện và phát hành hơn 100 tính năng của Google+ trong 90 ngày.
6. Gạt bỏ quan điểm cá nhân và hợp lý hóa việc ra quyết định bằng phương pháp tiếp cận theo hướng dữ liệu
Google đồng nghĩa với sự đổi mới và thử nghiệm liên tục. Những người sáng lập Google tuân theo nguyên tắc “khởi động chiến lược sớm và thường xuyên” trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp.
Điều này cho phép họ nhanh chóng thử nghiệm các sản phẩm và tính năng mới trên các mẫu nhỏ đối tượng, từ đó đo lường được hiệu suất và thực hiện thay đổi.
Nhờ vào văn hóa này, quá trình ra quyết định tại Google hoàn toàn dựa trên bằng chứng dữ liệu chứ không phải ý kiến cá nhân. Đây cũng là một trong những điểm chính trong “9 khái niệm đổi mới” của Marissa Mayer.
Ví dụ: Khi hai nhà thiết kế đưa ra các biểu tượng và kết hợp màu sắc khác nhau cho nút call-to-action, người chiến thắng không được chọn dựa theo sở thích cá nhân. Thay vào đó, cả hai mẫu thiết kế đều được thử nghiệm trên một mẫu đối tượng nhỏ và thiết kế nào hiệu quả hơn sẽ được công nhận.
Cách tiếp cận tương tự nên được thực hiện trong các cuộc họp để góp phần xây dựng và thúc đẩy văn hoá minh bạch trong doanh nghiệp. Đừng để một quyết định được đưa ra mà không có bằng chứng rõ ràng về dữ liệu.
Giao diện báo cáo hiệu quả công việc của một nhân viên trên Phần mềm quản lý công việc Wework - Tất cả dữ liệu được hiển thị trực quan và cập nhật theo thời gian thực
7. Thoát khỏi Email, smartphone và các phiền nhiễu không cần thiết khác
Nghiên cứu cho thấy gần 87% mọi người nghĩ rằng việc nghe điện thoại và nhắn tin trong các cuộc họp chính thức là không phù hợp. Tuy nhiên, đa số mọi người lại đang làm điều đó.
Nếu sử dụng smartphone hoặc laptop trong một cuộc họp quan trọng có nhịp độ nhanh, không những bạn bị mất tập trung mà người khác cũng cảm thấy phiền nhiễu. Điều này càng tồi tệ hơn khi một số công ty cho phép uống trà và ăn đồ ăn nhẹ trong các cuộc họp.
Loại bỏ những thói quen này không hề dễ dàng bởi vì nó là một phần của văn hóa doanh nghiệp. Chính Eric Schmidt đã thừa nhận rằng rất khó để thuyết phục nhân viên đóng laptop lại trong các cuộc họp, tuy nhiên Google vẫn cố gắng thay đổi.
Bạn có thể lấy thêm cảm hứng từ cách nhân viên của Nhà Trắng thực hiện điều này trong cuộc họp. Họ đều được yêu cầu dán tên của mình lên smartphone và để chúng trong một chiếc giỏ ở bên ngoài phòng họp.
8. Đẩy nhanh việc ra quyết định bằng các cuộc họp đứng (stand-up meeting)
Các stand-up meeting thường được coi là một phần của văn hóa khởi nghiệp. Nhưng còn hơn cả thế, một nghiên cứu tại Đại học Washington cho thấy mọi người có xu hướng năng động, hào hứng và năng suất hơn khi tham gia các stand-up meeting.
Trong hầu hết các status update meeting, người tham gia cần phải đứng chứ không được ngồi ghế. Bạn cũng có thể áp dụng điều này cho các loại cuộc họp khác.
Kristen Gill thậm chí ủng hộ việc đi lại trong các cuộc họp khi có nhu cầu. Triết lý của bà tại Google rất đơn giản - nếu quyết định đang chờ họp để được xử lý, nó cần được xử lý ngay lập tức, kể cả khi cần phải đi vào văn phòng của người ra quyết định và thảo luận bằng một stand-up meeting.
9. Giữ các cuộc họp không vượt quá 15 phút
Theo luật Parkinson, các cuộc họp của công ty chỉ nên diễn ra trong ít hơn hoặc bằng 15 phút. Đừng lên kế hoạch cho một cuộc họp liên tục trong 1 hoặc 2 giờ đồng hồ. Tất nhiên, không phải tất cả các cuộc họp đều có thể kết thúc nhanh chóng, nên bạn cần linh hoạt nếu có nhu cầu chính đáng để kéo dài thời gian.
Marissa Mayer thường tổ chức các cuộc họp 10 phút với thành viên trong nhóm của mình tại Google. Theo cách nói của bà, các cuộc họp ngắn khiến bạn tập trung hơn và được nhiều hơn.
Thời gian 15 phút cũng mang ý nghĩa khoa học. Theo người phụ trách TED Chris Anderson, 18 phút là cột mốc thú vị để thu hút sự chú ý của mọi người. Bất kỳ thứ gì xung quanh con số này đều dẫn đến năng suất và sự chú ý cao hơn. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi hầu hết các bài diễn thuyết của TED đều kéo dài từ 15-18 phút.
10. Tính toán và ghi lại chi phí của mỗi cuộc họp để tạo nhận thức
Mỗi khi bạn và nhân viên của bạn có một cuộc họp, nhiều chi phí trực tiếp và gián tiếp có liên quan. Mức lương của bạn là chi phí liên quan rõ ràng nhất. Các nghiên cứu cho thấy một khi một nhân viên rời khỏi bàn làm việc cho một cuộc họp, họ thường mất khoảng 25 phút để tái tập trung vào công việc.
Hầu hết mọi người không nhận ra rằng các cuộc họp đều bao gồm chi phí. Nếu có, chắc chắn họ sẽ nhận thức tốt hơn về cách dành thời gian làm việc.
Bạn có thể thực hiện đơn giản bằng cách ghi lại chi phí các cuộc họp và chia sẻ với nhân viên vào cuối tháng. Khi các con số nói lên rằng nhân viên đã dành 30-35 giờ cho các cuộc họp cùng với chi phí của nó, chắc hẳn nhân viên của bạn sẽ cẩn thận hơn trong tương lai.
11. Thiết lập hẹn giờ để đẩy nhanh tiến độ cuộc họp
Các cuộc họp của bạn rất dễ bị lạc đề do các cuộc tranh luận nóng hoặc các cuộc thảo luận về sản phẩm sáng tạo. Nhưng như đã nói ở trên, các cuộc họp đều có chi phí nhất định, vì vậy bạn cần phải giữ cho chúng đi đúng hướng giống như agenda.
Jake Knapp, Đối tác thiết kế tại GV (nhánh đầu tư của Google), đã đạt được điều này với một bộ hẹn giờ đơn giản. Đối với các cuộc họp 30 phút, Jack sẽ thiết lập bộ hẹn giờ và đặt nó ở một nơi mà tất cả những người tham gia có thể nhìn thấy. Quy tắc rất đơn giản - ngay khi bộ hẹn giờ đổ chuông thì cuộc họp kết thúc.
Bộ hẹn giờ có hiệu ứng tâm lý mạnh mẽ, giúp tạo ra cảm giác cấp bách với tất cả những người tham gia cuộc họp. Nếu ai đó được phép nói chuyện trong vòng 5 phút và vượt quá thời gian của mình, bộ hẹn giờ đảm bảo mọi người đều biết ai sẽ phải chịu trách nhiệm cho việc cuộc họp bị kéo dài.
Kết luận
Các cuộc họp là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào, và từ ví dụ của Google, chúng ta đều thấy rằng việc tổ chức các cuộc họp hiệu quả là điều hoàn toàn khả thi. Điều quan trọng là phải có sự rõ ràng về agenda và hiểu rằng doanh nghiệp của bạn đang phát sinh chi phí trực tiếp và gián tiếp cho các cuộc họp đó.
Giảm thời gian họp hành vô bổ - Chuẩn hóa quy trình - Minh bạch thông tin - Tiết kiệm chi phí với Phần mềm Quản lý công việc Wework.
Với Wework, các thành viên giao việc - nhận việc - cộng tác làm việc - cập nhật tiến độ công việc nhanh chóng và dễ dàng trên cùng một hệ thống; và nhà quản lý có thể nhìn được toàn cảnh bức tranh doanh nghiệp qua báo cáo tự động cũng như nắm bắt chi tiết công việc từng phòng ban theo thời gian thực.
Đăng ký ngay tại đây để được nhận tư vấn và demo sản phẩm miễn phí.