|
Quản lý Văn bản đến
Chức năng Văn bản đến được thiết kế để quản lý các văn bản đến của một cơ quan, đơn vị. Việc tổ chức lưu trữ văn bản đến được thiết lập một cách có hệ thống, dễ tìm kiếm để xử lý. Đồng thời trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các văn bản theo thẩm quyền giải quyết giúp người dùng có thể kiểm soát, kiểm tra, theo dõi quá trình luân chuyển và tiến độ xử lý văn bản; các phòng ban và từng người sử dụng có thể theo dõi được công việc cụ thể của mình.
Việc quản lý văn bản đến được thực hiện với đầy đủ các chức năng xử lý từng hạng mục công việc cụ thể như:
- Vào sổ văn bản: Chức năng vào sổ văn bản cho phép cập nhật một văn bản đến theo đường thông thường, theo đường mạng và cập nhật các thông tin chi tiết của văn bản đến
- Văn bản cá nhân: Với chức năng văn bản cá nhân, người dùng có thể theo dõi tình trạng văn bản đang theo dõi xử lý, chờ xử lý, chờ xác nhận hoàn thành, đã xử lý hay văn bản phối hợp xử lý…
- Tra cứu: Người dùng có thể tra cứu toàn bộ các văn bản, văn bản đến trong ngày, theo ngày đến, theo ngày ban hành, theo loại văn bản, theo lĩnh vực, theo cơ quan, theo người xử lý…
|
 |
Tìm kiếm nâng cao: Người dùng có thể tìm văn bản đến theo nhiều tiêu chí khác nhau như: Ngày đến, ngày ban hành, cơ quan ban hành, số hiệu…
|
In theo các mẫu sổ văn bản: Người dùng có thể chọn tiêu chí và in theo mẫu.
|
|
Quản lý Văn bản đi
Chức năng Văn bản đi cho phép lưu trữ văn bản ban hành của cơ quan, đơn vị một cách có hệ thống, dễ tìm kiếm, khai thác đồng thời cho phép gửi văn bản qua đường mạng đến các cơ quan cùng triển khai hệ thống thông qua mạng diện rộng WAN hoặc Interrnet. Ngoài ra, người sử dụng có thể theo dõi được công việc cụ thể của mình (những văn bản đang soạn thảo, đã chuyển phát hành).
Việc quản lý văn bản đến được thực hiện với đầy đủ các chức năng, cụ thể như:
Tạo lập văn bản dự thảo: Người sử dụng có thể tạo mới một văn bản hay sao chép hoặc xóa văn bản đã có. Ngoài ra, người dùng còn có thể xem các văn bản đang tạo lập để tham khảo. |
 |
Văn bản đã phát hành có liên quan của cá nhân: Phần mềm sẽ hiển thị các văn bản đã phát hành có liên quan đến cá nhân là người tạo lập hay là người có trong danh sách nhận của văn bản đã phát hành.
|
Tra cứu văn bản đi: Người sử dụng có thể tra cứu các văn bản đi trong ngày, theo loại văn bản, lĩnh vực văn bản, người ký, người soạn thảo, theo ngày ban hành, theo sổ văn bản, văn bản sao y hay văn bản chuyển.
|
| Xử lý hồ sơ
Chức năng cho phép người sử dụng nắm bắt được tình trạng xử lý các công việc liên quan trong đơn vị. Khi sử dụng chức năng này, giao diện chính sẽ thống kê tình trạng xử lý các văn bản (Chờ xử lý, đang xử lý, từ chối do không phù hợp chuyên môn, chờ xác nhận tình trạng hoàn thành...), tình trạng giải quyết công việc (công việc chờ xử lý, công việc đang xử lý, công việc đang phối hợp xử lý...), các dự thảo văn bản hay các văn bản tham khảo...
Với các tác nghiệp chính, phần mềm cung cấp các chức năng sau:
- Xử lý văn bản đến: Chức năng này giúp người sử dụng có thể theo dõi tình trạng xử lý, chờ xử lý, đang xử lý, đã xử lý ... để có thể nhanh chóng thực hiện các tác nghiệp cần thiết.
- Xử lý công việc: Chức năng cho phép lãnh đạo lập phiếu giao việc cho cá nhân hoặc nhiều người cùng phối hợp xử lý.
|
 |
 |
- Văn bản tham khảo: Chức năng này cho phép người dùng tham khảo các văn bản đến và các văn bản đã phát hành.
- Quản lý hồ sơ: Với chức năng này người dùng có thể lập quản lý một hồ sơ mới hoặc thực hiện xử lý hồ sơ đã có |
Tra cứu hồ sơ: Người dùng có thể tra cứu hồ sơ toàn bộ hoặc theo ngày phát hành, theo loại hồ sơ, theo lĩnh vực, ngày tạo hồ sơ, người xử lý chính |
 |
 |
- In ấn/thống kê: Người sử dụng có thể tìm kiếm và thống kê hồ sơ theo nhiều tiêu chí khác nhau như: ngày mở hồ sơ, ngày kết thúc hồ sơ, tiêu đề, loại hồ sơ, lĩnh vực, người xử lý...
|
Tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn bản và hồ sơ công việc của cơ quan thông qua mạng nội bộ
Thông qua mạng nội bộ, văn bản được luân chuyển giữa các đơn vị ngay lập tức, khắc phục được trường hợp “nghẽn” mạng khi nhận/gửi văn bản, cả khi file đính kèm lớn trong các thời gian cao điểm, nhiều người dùng. Giảm thiểu tối đa thời gian trao đổi thông tin theo cách truyền thông. |
 |
|
Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết công việc
Phần mềm có khả năng lưu vết các xử lý công việc theo thời gian, giúp dễ dàng cho việc theo dõi, giám sát và đôn đốc thực hiện công việc từ trên xuống thông qua các ý kiến góp ý, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo/ người phân công công việc gửi đến từng cá nhân liên quan đến công việc đó. Đồng thời, phần mềm còn hồ trợ việc kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực hiện của các chuyên viên/các phòng ban chuyên môn để xử lý, giải quyết theo đúng tiến độ được giao.
Hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ
Phần mềm hỗ trợ tối đa công tác lưu trữ hồ sơ, giấy tờ với số lượng không giới hạn và bền vững, dễ dàng kế thừa, tìm kiếm; phá bỏ những giới hạn của văn bản giấy truyền thống trước đây, đồng thời tiết kiệm được tối đa nguồn tài nguyên cho địa phương.
Tra cứu, khai thác thông tin
Phần mềm cho phép tìm kiếm theo nhiều tiêu chí phục vụ cho các đối tượng người dùng khác nhau từ cơ bản đến nâng cao, từ đó giúp dễ dàng thống kê, báo cáo.
Chức năng thống kê và in ấn báo cáo
Hệ thống báo cáo đầy đủ về tình trạng các văn bản, xử lý văn bản giúp người dùng khai thác hiệu quả các nghiệp vụ quản lý văn bản.
Hệ thống quản trị, phân quyền chặt chẽ
Với HueCIT-eDoc người quản trị hệ thống có thể tạo ra các nhóm người dùng với các giao diện và phân quyền khác nhau, dễ dàng phục vụ cho nhiều đối tượng của các đơn vị, tổ chức.
Hệ thống có nhiều cơ chế cho phép tuỳ chọn việc tích hợp quản lý bảo mật trên quy mô đơn vị riêng lẻ hoặc diện rộng toàn tỉnh thành |