Trang đầu Trang trước 1 2 Trang kế Trang cuối  

Phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành (HueCIT-eDoc) được xây dựng trên nền web với hệ Quản trị CSDL SQL Server, cụ thể là được phát triển trên khung làm việc Dot Net Nuke với mục đích phục vụ và quản lý có hiệu quả các quy trình điều hành công việc, hoạt động tác nghiệp, xử lý, khai thác, trao đổi thông tin tại các cơ quan Nhà nước trong tỉnh với nhau. Phần mềm đặc biệt phù hợp với quản lý điều hành tác nghiệp hàng ngày trong nội bộ cũng như trên diện rộng của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước như UBND tỉnh, thành phố, các sở ban ngành theo định hướng cải cách hành chính và chính phủ điện tử.

 
   Phần mềm HueCIT-eDoc có nhiệm vụ hỗ trợ toàn diện công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, chuyên viên tại VP UBND tỉnh và tại các cơ quan sở, cấp huyện và cấp xã thông qua việc quản lý và theo dõi các văn bản đi và văn bản đến; xử lý văn bản, xử lý công việc thông qua hồ sơ công việc của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên tại các cơ quan; các trao đổi thông tin nội bộ, trao đổi thông tin với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan.

Hiện nay, Hệ thống đã và đang được triển khai tập trung cho toàn tỉnh Thừa Thiên Huế, hình thành nên kho dữ liệu văn bản tập trung, thuận tiện trong việc gửi, nhận văn bản cũng như theo dõi lịch sử xử lý văn bản. 

Phần mềm HueCIT-eDoc hỗ trợ nhiều tính năng nổi bật giúp người dùng dễ sử dụng, người quản lý dễ dàng kiểm soát thông tin như: 

- Dễ dàng xử lý tập trung các công việc từ nhiều nguồn công việc khác nhau (hồ sơ công việc, ý kiến chỉ đạo...), chỉ với một tài khoản;

- Cấu hình văn thư vào sổ cho cơ quan (một văn thư có thể vào sổ cho nhiều cơ quan);

- Hỗ trợ hiệu chỉnh tệp đính kèm dự thảo trực tuyến;

- Cho phép ban hành nhiều văn bản đi dù chỉ với  01 văn bản đến, đáp ứng nhu cầu thực tế của từng đơn vị;

- ...

MỘT SỐ CHỨC NĂNG TIÊU BIỂU

- Quản lý các văn bản đi/ đến, thực hiện gửi và nhận văn bản với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài thông qua đường mạng


Phần mềm cho phép sử dụng phím tắt, nhập tắt dữ liệu nhằm thuận lợi và nhanh chóng cho việc cập nhật, quản lý thông tin văn bản, hồ sơ với chức năng duyệt qua các danh sách theo nhiều tiêu chí: Chưa vào sổ, đã vào sổ, đã vào sổ quá hạn...


- Tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn bản và hồ sơ công việc của cơ quan thông qua mạng nội bộ

Thông qua mạng nội bộ, văn bản được luân chuyển giữa các đơn vị ngay lập tức, khắc phục được trường hợp “nghẽn” mạng khi nhận/gửi văn bản, cả khi file đính kèm lớn trong các thời gian cao điểm, nhiều người dùng. Giảm thiểu tối đa thời gian trao đổi thông tin theo cách truyền thống.






 

Phần mềm có chức năng vào sổ văn bản linh hoạt 

 
Dễ dàng thống kê, in ấn và báo cáo
- Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết công việc

Phần mềm có khả năng lưu vết các xử lý công việc theo thời gian, giúp dễ dàng cho việc theo dõi, giám sát và đôn đốc thực hiện công việc từ trên xuống thông qua các ý kiến góp ý, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo/ người phân công công việc gửi đến từng cá nhân liên quan đến công việc đó. Đồng thời, phần mềm còn hồ trợ việc kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực hiện của các chuyên viên/các phòng ban chuyên môn để xử lý, giải quyết theo đúng tiến độ được giao.

- Hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ

Phần mềm hỗ trợ tối đa công tác lưu trữ hồ sơ, giấy tờ với số lượng không giới hạn và bền vững, dễ dàng kế thừa, tìm kiếm; phá bỏ những giới hạn của văn bản giấy truyền thống trước đây, đồng thời tiết kiệm được tối đa nguồn tài nguyên cho địa phương.

- Tra cứu, khai thác thông tin

Phần mềm cho phép tìm kiếm theo nhiều tiêu chí phục vụ cho các đối tượng người dùng khác nhau từ cơ bản đến nâng cao, từ đó giúp dễ dàng thống kê, báo cáo. 

- Chức năng thống kê và in ấn báo cáo

Hệ thống báo cáo đầy đủ về tình trạng các văn bản, xử lý văn bản giúp người dùng khai thác hiệu quả các nghiệp vụ quản lý văn bản.


- Hệ thống quản trị, phân quyền chặt chẽ


Với HueCIT-eDoc người quản trị hệ thống có thể tạo ra các nhóm người dùng với các giao diện và phân quyền khác nhau, dễ dàng phục vụ cho nhiều đối tượng của các đơn vị, tổ chức.

Hệ thống có nhiều cơ chế cho phép tuỳ chọn việc tích hợp quản lý bảo mật trên quy mô đơn vị riêng lẻ hoặc diện rộng toàn tỉnh thành

VĂN BẢN ĐẾN

Văn bản đến được thiết kế để quản lý các văn bản đến của một cơ quan, đơn vị. Việc tổ chức lưu trữ văn bản đến được thiết lập một cách có hệ thống, dễ tìm kiếm để xử lý, đồng thời trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các văn bản theo thẩm quyền giải quyết giúp người dùng có thể kiểm soát, kiểm tra, theo dõi quá trình luân chuyển và tiến độ xử lý văn bản; các phòng ban và từng người sử dụng có thể theo dõi được công việc cụ thể của mình.

Việc quản lý văn bản đến được thực hiện với đầy đủ các chức năng xử lý từng hạng mục công việc cụ thể như:

-  Vào sổ văn bản đến: Chức năng vào sổ văn bản cho phép cập nhật một văn bản đến theo văn bản giấy hay văn bản điện tử,  và cập nhật các thông tin chi tiết của văn bản đến

- Văn bản sao y: cho phép lọc văn bản và chuyển sang văn bản đi, có thể chuyển một lúc nhiều văn bản bằng cách đánh dấu và chọn nút chuyển.

- Văn bản đến nhận để biết: Cho phép xem các văn bản liên quan dựa trên nhiều tiêu chí (Tất cả, Chưa xem, Đã xem) và đánh dấu "Đã xem".

- Toàn bộ văn bản đến: Chức năng cho phép tra cứu toàn bộ văn bản đến đã được vào sổ.

- Tìm kiếm văn bản đến: Cho phép tìm kiếm cơ bản và Tìm kiếm nâng cao, tùy thuộc vào điều kiện lọc thông tin của người dùng.

- In sổ văn bản đến theo mẫu

 
 

 

 VĂN BẢN ĐI

- Vào sổ văn bản đi: Chức năng này liệt kê các danh sách văn bản dự thảo đã được duyệt ban hành, các văn bản này được tạo lập trên hệ thống, hay các văn bản đi giấy mới được cập nhật vào hệ thống nhưng chưa vào sổ. Thông qua chức năng này, người dùng có thể xem thông tin văn bản chưa vào sổ, xem nhanh thông tin văn bản đã vào sổ, đồng thời thống kê được văn bản vào sổ đúng hạn, hay chưa vào sổ quá hạn.

- Văn bản phát hành liên quan: Cho phép lọc văn bản theo điều kiện (thông qua vùng lọc) hay chọn nhanh từ menu ngang (Tất cả, Chưa xem, Đã xem).

- Toàn bộ văn bản đi: Chức năng cho phép tra cứu toàn bộ văn bản đi đã được vào sổ.

- Tìm kiếm văn bản đi: Cho phép tìm kiếm văn bản đi các văn bản theo điều kiện lọc và thể hiện danh sách văn bản.

- In sổ văn bản đi theo mẫu: Cho phép lập và in theo các mẫu sổ văn bản đi theo mẫu.

- Chỉnh sửa trực tuyến: Chức năng cho phép chỉnh sửa trực tuyến các file đính kèm ở dự thảo, quản lý thông tin người dùng đã chỉnh sửa vào thời gian nào. Tại các chức năng làm việc với văn bản dự thảo hay văn bản dự thảo đã phê duyệt, có các biểu tượng hỗ trợ chỉnh sửa tương ứng.

 

TẠO LẬP CÔNG VIỆC, HỒ SƠ, VĂN BẢN DỰ THẢO

Quá trình tạo lập công việc trải qua các thao tác như sau: 

- Tạo công việc: Người dùng có thể tạo mới công việc cho cá nhân hoặc giao vai trò thực hiện cho người khác (vai trò chủ trì thực hiện, vai trò phối hợp, vai trò theo dõi, vai trò giao việc...)

- Tạo hồ sơ: Cho phép thêm mới hồ sơ/ dự án bằng cách nhập thông tin cho các trường thông tin bắt buộc.

- Tạo văn bản dự thảo: Việc tạo lập cho phép Cập nhật thông tin chung, Cập nhật ý kiến chỉ đạo (thêm mới, hiệu chỉnh hoặc xóa) và Trình dự thảo. 
 
 

 


XỬ LÝ CÔNG VIỆC

Chức năng cho phép người sử dụng nắm bắt được tình trạng xử lý các công việc liên quan trong đơn vị. Khi sử dụng chức năng này, giao diện chính sẽ thống kê tình trạng xử lý các văn bản (Chuyển xử lý, Xử lý, Chia nhỏ...), tình trạng giải quyết công việc (Tất cả, Chưa thực hiện, Đang thực hiện, Hoàn thành, Theo dõi, Giao thực hiện, Chờ xác nhận, Trao đổi, Xin ý kiến ban hành, Duyệt phân công, Đề xuất), các dự thảo văn bản hay các văn bản tham khảo...

Với các tác nghiệp chính, phần mềm cung cấp các chức năng sau:

- Công việc của tôi:  Chức năng được kích hoạt từ trình đơn chức năng menu ngang Hồ sơ công việc, hay từ trình đơn Công việc của tôi/Chưa thực hiện (hay duyệt phân công, chờ xác nhận) để thực hiện một hoặc nhiều thao tác như: Duyệt qua các danh sách; Tìm kiếm văn bản qua vùng lọc; Thêm ý kiến trao đổi; Xuất lịch công tác; Lấy đường dẫn; In phiếu xử lý văn bản đến; Chuyển xử lý; Chia nhỏ; Đóng công việc; Chỉnh sửa công việc; Duyệt phân công; Xử lý; Lưu tham khảo; Xác nhận hoàn thành; Yêu cầu làm lại; Gán công việc vào hồ sơ.

- Xin ý kiến ban hành: Chức năng cho phép xử lý ý kiến xin ban hành dự thảo, thông qua chức năng này, quản lý hay lãnh đạo có thể đồng ý với ý kiến trình xin ban hành, ký ban hành luôn hay yêu cầu làm lại dự thảo.

- Trao đổi: Chức năng cho phép theo dõi và cho ý kiến xử lý công việc, các ý kiến được gửi đến trực tiếp người nhận cụ thể. Các ý kiến này có thể được người khác thêm vào từ trang chi tiết công việc, và có chọn người nhận. Hay ý kiến được thêm vào khi trình xin ý kiến ban hành dự thảo mà có trình tham khảo.


 


 Bản in]