Phần mềm HueCIT-eDoc có nhiệm vụ hỗ trợ toàn diện công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, chuyên viên tại VP UBND tỉnh và tại các cơ quan sở, cấp huyện và cấp xã thông qua việc quản lý và theo dõi các văn bản đi và văn bản đến; xử lý văn bản, xử lý công việc thông qua hồ sơ công việc của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên tại các cơ quan; các trao đổi thông tin nội bộ, trao đổi thông tin với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan.

Hiện nay, hệ thống đã và đang được triển khai tập trung cho toàn tỉnh Thừa Thiên Huế, hình thành nên kho dữ liệu văn bản tập trung, thuận tiện trong việc gửi, nhận văn bản cũng như theo dõi lịch sử xử lý văn bản.  
Phần mềm HueCIT-eDoc hỗ trợ nhiều tính năng nổi bật giúp người dùng dễ sử dụng, người quản lý dễ dàng kiểm soát thông tin. 

Sau đây là những đặc tính nổi bật của phần mềm Điều hành và Quản lý văn bản đã được khách hàng ứng dụng thực tiễn và mang lại hiệu quả công việc tốt như: 

 

Dễ dàng xử lý tập trung các công việc từ nhiều nguồn công việc khác nhau (hồ sơ công việc, ý kiến chỉ đạo...), chỉ với một tài khoản;

- File văn bản được ban hành là duy nhất trên hệ thống: giúp người thực hiện dễ dàng xử lý tập trung các công việc từ nhiều nguồn công việc khác nhau (hồ sơ công việc, ý kiến chỉ đạo...), chỉ với một tài khoản.

Ví dụ: Sở Nội vụ ngày 20/01/2018 ban hành văn bản đi số ký hiệu 90/QĐ-SNV gồm có file SNV-90-QĐ-SNV-2018.doc và file phụ lục SNV-90-QĐ-SNV-2018-PL1.doc gửi cho Sở Ngoại Vụ và Sở Tư Pháp, lức này 2 file đính kèm SNV-90-QĐ-SNV-2018.doc và SNV-90-QĐ-SNV-2018-PL1.doc được lưu lên Server File tại đường dẫn tương ứng

. FileServer\Hs CV\KhoVB\CQ.000.00.10.H57\Nam2018\Thang01\SNV-90-QĐ-SNV-2018-PL1.doc

. FileServer\Hs CV\KhoVB\CQ.000.00.10.H57\Nam2018\Thang01\SNV-90-QĐ-SNV-2018-PL1.doc

Khi các Sở Ngoại Vụ và Sở Tư Pháp nhận văn bản đến có số ký hiệu 90/QĐ-SNV từ Sở Nội Vụ thì không cần copy 2 file đính kèm trên để lưu về thư mục dữ liệu của sở mình mà chỉ cần tham chiếu đến file đính kèm của Sở Nội Vụ đã gửi lưu ở Server Files


 
   

Hình thành khung xử lý nhiều nguồn công việc

Tích hợp theo dõi ý kiến chỉ đạo, trao đổi xử lý công việc liên cơ quan

- Đáp ứng 6 quy trình xử lý văn bản cho các cơ quan:

   • VPUBND tỉnh 

   • Các Sở không có chi cục

   • Các Sở có chi cục

   • Văn Phòng HĐND và UBND huyện

   • Phòng ban chuyên môn cấp huyện

   • UBND cấp xã


 




 

 

Cấu hình văn thư vào sổ văn bản cho cơ quan

- Hỗ trợ cấu hình người đại diện nhận văn bản của cơ quan để phân phối

- Giải quyết được vấn đề văn bản nội bộ của các Phòng ban chuyên môn cấp huyện và phòng ban có tư cách pháp nhân

- Đề xuất phân phối Văn bản đến các đơn vị thành viên liên quan hoặc trực thuộc

- Đơn vị và đơn vị trực thuộc dùng chung 1 địa chỉ phần mềm để xử lý văn bản.

   • Ví dụ 1: Sở Nội Vụ và Chi cục văn thư lưu trữ cùng dùng chung phần mềm

   • Ví dụ 2: Các phòng ban chuyên môn của Huyện Phú Lộc và UBND Huyện Phú Lộc cùng dùng chung 1 địa chỉ phần mềm để xử lý văn bản.

- Đơn vị trực thuộc có thể tham mưu xử lý trực tiếp văn bản do đơn vị chủ quản giao việc mà đơn vị chủ quản không phải gửi văn bản (hệ thống tự động vào sổ văn bản cho đơn vị trực thuộc khi được đơn vị chủ quản giao tham mưu xử lý văn bản)

- Tích hợp ký số

- Dự thảo văn bản trực tuyến

 
Đánh giá văn thư vào sổ văn bản đúng hạn hay quá hạn theo quy định 


             Cấu
hình văn thư vào sổ cho cơ quan (Một văn thư có thể vào sổ cho nhiều cơ quan), cấu hình những cơ quan gửi văn bản đến văn thư không có nhiệm vụ vào sổ


   
Theo dõi lịch sử tệp đính kèm dự thảo qua quá trình xử lý và xin ý kiến



 

 
 

- Theo dõi trạng thái hồi đáp, liên thông 4 cấp

- Trong quá trình xử lý 1 văn bản đến có thể ban hành nhiều văn bản đi đáp ứng được thật tế công việc của nhiều đơn vị.

- Hỗ trợ xin ý kiến xử lý, ban hành văn bản linh hoạt

HueCIT
 Bản in]